Электронный документ и документ в электронном виде: в чем разница?

В законодательстве Республики Беларусь используются оба понятия, поэтому нужно и важно их различать.

Электронный документ 

Электронный документ – это документ в электронном виде, который подписывается (заверяется) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП)**.

Главный признак электронного документа – подписание с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Ключ ЭЦП оформляется на конкретное юридическое или физическое лицо в сертифицированных организациях. 

Примеры электронных документов:

- бухгалтерская отчетность, отчетность в ФСЗН, подписываемые ЭЦП;

- банковские документы, подписываемые ЭЦП;

- электронные накладные, обмен которыми производится с помощью специальных систем электронного документооборота и которые подписываются ЭЦП.

К электронным документам и их обороту предъявляются определенные требования, установленные законом**.

Документ в электронном виде

Документ в электронном виде – это документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств*.

Таким образом, документ в электронном виде – более широкое понятие, которое включает в себя в том числе и электронный документ. Электронный документ представляет собой один из видов документов в электронном виде.

Примерами иных видов документов в электронном виде могут быть: документы в форматах Word, Excel, PDF, скан/фото распечатанного и подписанного документа. Документы в электронном виде могут быть подписаны собственноручно или с использованием иных аналогов собственноручной подписи (факсимиле и др.) и направлены посредством электронной почты, мессенджеров и иными способами, определенными законодательством и (или) соглашением сторон. 

* в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»

** в соответствии с Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»

Екатерина Якуш,

юрисконсульт ООО «Юридическая компания ДЕ ЮРЕ КОНСАЛТ»

Юридическая компания ДЕ ЮРЕ КОНСАЛТ работает на белорусском рынке более 15 лет и оказывает полный спектр юридических и бухгалтерских услуг бизнесу.

Основные направления нашей деятельности:

- регистрация и ликвидация фирм;
- реорганизация и продажа организаций;
- взыскание долгов;
- составление и сопровождение договоров;
- кадровое сопровождение;
- разрешение экономических споров;
- бухгалтерские услуги, налогообложение;
- перевод документов.

• 16.06.2026 | Как бывшему директору исключить сведения о себе из ЕГР?
• 18.05.2026 | Исполком принял решение о ликвидации фирмы и прислал письмо об этом! Что делать?
• 28.04.2026 | Новый упрощенный порядок взыскания заработной платы и вознаграждений по гражданско-правовым договорам
• 26.03.2026 | Годовое общее собрание участников ООО, ОДО, ЗАО! Почему важно и нужно?!
• 10.02.2026 | Индивидуальные предприниматели (ИП) могут перейти в организацию (УП, ООО и др.) и ПОСЛЕ 01.01.2026